Dedução de Despesas para Microempreendedores Individuais (MEI): Como Funciona?

 

A questão da dedução de despesas por parte do Microempreendedor Individual (MEI), especialmente os prestadores de serviços, ainda gera muitas dúvidas. Neste texto, vamos esclarecer como funcionam as deduções e em quais situações elas podem ser aplicadas.

Direito à dedução de despesas do MEI

Todo MEI tem o direito de deduzir as despesas da sua empresa, independentemente de onde ela esteja localizada. Não importa se o empreendedor trabalha em um espaço físico separado de sua residência, se ocupa uma sala alugada ou cedida por terceiros, ou ainda se presta serviços ou atua como vendedor. O que importa é que a empresa que tenha despesas necessárias para seu funcionamento, possa de alguma forma deduzi-las como aluguel.

Isenção de impostos: Percentuais por categoria de atividade

O MEI tem direito a um percentual de isenção sobre a sua receita bruta, que varia conforme o tipo de atividade exercida. Esses percentuais são definidos anualmente e, em 2024, estão estabelecidos da seguinte forma:

• Prestadores de serviço: 32% de isenção
• Transporte de passageiros: 16% de isenção
• Transporte de carga, comércio e indústria: 8% de isenção

Esses percentuais representam a parte da receita do MEI que é isenta de impostos. As deduções de despesas, no entanto, só podem ser feitas quando estiverem devidamente comprovadas.

Comprovando as despesas do MEI

Para que o MEI possa deduzir suas despesas, é fundamental que elas sejam pagas através da conta jurídica da empresa. O uso da conta pessoa física do empreendedor para fins da empresa deve ser evitado, assim como receber pagamentos via PIX em conta pessoal. Se você ainda não possui uma conta jurídica, é altamente recomendável abrir uma.

As despesas que podem ser deduzidas incluem aluguel, energia elétrica, internet, combustível, plano de saúde, entre outras, desde que estejam no nome do CNPJ do MEI e sejam comprovadas com notas fiscais ou recibos oficiais.

Despesas não dedutíveis do MEI

Certas despesas não podem ser deduzidas pelo MEI se não houver comprovação formal. Exemplos incluem:

• Aluguel de um imóvel em nome de outra pessoa.
• Despesas com combustível sem nota fiscal.
• Pagamentos feitos com cartão de crédito de terceiros.
• Quando a conta corrente do empreendedor mistura receitas e despesas pessoais com as da empresa.

Dedução de Despesas Quando o Empreendedor Trabalha em Casa

Se o MEI utiliza sua residência como local de trabalho, pode deduzir uma parte das despesas do imóvel, como aluguel, energia elétrica, internet, entre outras. Para isso, ele deve comprovar que essas despesas estão no seu CPF e podem ser deduzidas proporcionalmente. Por exemplo, se o aluguel mensal é de R$ 5.000, o empreendedor pode deduzir até R$ 1.000 (1/5 do valor) como despesa do MEI, desde que as contas estejam em seu nome e sejam devidamente documentadas.

Contabilidade e Livro Caixa

Uma outra questão importante é a contabilidade do MEI. Para usufruir da isenção total de impostos, o MEI deve manter um livro caixa devidamente registrado e assinado por um contador. Um livro caixa simples, sem a assinatura de um profissional contábil, não terá validade para fins fiscais.

Se o faturamento do MEI for superior a R$ 30.000, é recomendável contratar um contador para garantir que a contabilidade seja feita de forma adequada e para obter o máximo de isenção possível. Para faturamentos abaixo desse valor, manter um controle de receitas e despesas, com a guarda de todas as notas fiscais, já é suficiente para aplicar as deduções previstas pela Lei Complementar 128/2008.

O Cuidado com o desenquadramento do MEI

O MEI tem um limite de faturamento anual de R$ 81.000 (ou aproximadamente R$ 6.750 por mês) para manter sua condição de microempreendedor. Caso ultrapasse esse valor, o MEI será desenquadrado do regime simplificado e passará a ser tributado de forma diferente. Esses valores podem variar caso a empresa tenha sido aberta após janeiro de 2024. Também pode ser compensado o valor acima do limite mensal desde que em outros meses tenha ficado abaixo.

O Impacto do desenquadramento e o cuidadoso uso do MEI

É importante entender que abrir um MEI implica em obrigações fiscais e não deve ser feito de forma irresponsável. Muitas pessoas abrem um MEI sem movimentação e acabam não cumprindo com as obrigações fiscais, o que pode gerar dívidas no CPF do empreendedor. Não se deve abrir um MEI apenas para pagar menos INSS ou para obter benefícios como plano de saúde.

O MEI não deve ser usado de maneira equivocada, como para "esconder" receitas ou para manipulação de impostos. Qualquer descuido pode resultar em problemas fiscais sérios.

Conclusão

As deduções para o MEI são possíveis, mas exigem comprovação adequada das despesas e cumprimento das obrigações fiscais. O uso correto da conta jurídica, o controle adequado de receitas e despesas, e a consulta a um contador (especialmente para faturamentos mais altos) são fundamentais para garantir que o MEI aproveite ao máximo os benefícios do regime. A Receita Federal tem flexibilizado as regras para o MEI, permitindo deduções quando comprovadas, o que resolve muitos dos problemas que os microempreendedores enfrentavam anteriormente.

A chave para evitar problemas com o MEI é o controle rigoroso e a formalização das despesas. Com o devido cuidado, o MEI pode ser uma excelente forma de formalizar e crescer um pequeno negócio, sem cair em armadilhas fiscais.