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17/11/13

O USO DO EMAIL NA LOCAÇÃO DE IMÓVEIS


Nas relações profissionais ou pessoais a internet é cada vez mais presente tanto que até nota fiscal eletrônica recebemos em nosso Email quando fazemos uma compra em loja que já possui estes sistema. 

Não poderia ser diferente nas locações imobiliárias em que cada vez mais a internet é utilizada como forma de contato em locador, locatário e imobiliária. Isso é legal, sim é legal desde que seja acordado entre as partes o seu uso e em que situações poderá ser utilizado.

Sabemos que o Email é a forma de contato mais utilizada e que o escaneamento de documentos e envio de arquivos anexos também. Não existe nada que impeça esta forma de contato e em tempos em que locadores residem em um estado e locam seus imóveis em outras cidades distantes, é bem vindo. 

Para imobiliárias também é vantagem pois corta-se custos e ainda ajudamos a natureza consumindo menos papel. Uma parcela considerada de imobiliárias já utilizam o Email para envio de contrato, vistoria, avisos, boletos de pagamento, etc. O que antes tinha que ser impresso pela empresa hoje é impresso por quem recebe os documentos, ou seja, o locatário. Somente notificações e documentos que a legislação exige forma escrita continua sendo enviado pessoalmente ou via correio ou cartório.

De que forma então, devemos utilizar o Email nas locações imobiliárias.

Para as empresas imobiliárias convém, no contrato de administração assinado com o proprietário do imóvel constar que este autoriza esta forma de comunicação, declarando as partes que devem confirmar o recebimento evitando assim deixar a parte que o enviou na dúvida. Isso evita a famosa frase "... não recebi nada..."

Na locação direta sem interferência de imobiliária locadores e locatários devem, também em clausula contratual, autorizar este forma de comunicação determinando a obrigação da outra parte de responder para desta forma haver um vinculo do assunto e no último Email usarem o termo "assunto concluído" colocando um ponto final.

Quando se tratar de comunicação entre imobiliária e locatário o uso do Email inicia em geral, no interesse de um pretendente á locação por um imóvel visualizado no site da imobiliária. 
Hoje agenda-se visita e busca-se informações via site da imobiliária e também a comunicação via chat com o funcionário.

Visitado o imóvel e decidido pela locação o locatário reserva o imóvel e da inicio a fase de documentação para locar o mesmo. A imobiliária via Email pode enviar a listagem de documentos e procedimentos para que ocorra a analise cadastral bem como a ficha de cadastro dos proponentes e fiadores. O pretendente imprime, preenche a ficha, assina, junta a documentação e entrega no setor de locação da imobiliária. esta fase ainda é presencial. Para quem esta locando a distância a documentação e ficha são enviados via correio. Aprovado o cadastro é hora de locar o imóvel.

A imobiliária pode enviar via Email o contrato, o termo de vistoria e uma ficha de informações de preenchimento. Este documento deverá conter a informação de que a comunicação pode ser feita via Email, se não constar no contrato.

Vale lembrar que as copias de envio devem ser guardadas para futura comprovação e uma vez autorizado o envio as partes não podem alegar não terem recebido se a via guardada comprovar que foi enviada. Lembro que Email não recebido retorna para quem o enviou. Sendo assim, se não retornou, chegou ao destino e é responsabilidade de quem o forneceu para contato controlar quem o utiliza. Recomendo que o endereço das partes seja adicionado aos contatos para não cai na caixa de spam.
Imobiliárias maiores costumam receber notificações e reclamações e não dar retorno devido a quantidade que recebem por dia, as menores costumam retornar todos os contatos confirmando o recebimento.  Se o problema é resolvido tudo bem, se não for, um contato telefônico é indicado.

O que não pode ser comunicado via Email.
  • Notificação de venda e preferência na compra do imóvel locado. A lei exige notificação escrita, entregue pessoalmente ao locatário com assinatura de recebimento. A data da notificação que deve ser a mesma da entrega é a data em que o prazo de resposta (30 dias) começa a contar.
  • Notificação de despejo extrajudicial. a lei exige forma escrita e assinatura de recebimento pelo locatário. Da mesma forma qualquer notificação de infração legal ou contratual.
  • Notificação de inadimplência ao locatário e fiadores. Poderia ser enviado via Email pois não é preciso notificação para entrar com cobrança judicial porém recomenda-se entrega por escrito como prova documental de ciência aos fiadores.
  • Aditivos (adendos) contratuais que modifiquem, acrescentem ou excluam alguma cláusula do contrato assinado. As partes podem se comunicar a fechar acordo via Email mas o mesmo deve ser impresso e assinado pelas partes, cada um com sua via do mesmo.

O que pode ser acertado ou enviado via Email
  • contrato de locação e termo de vistoria. O locatário imprime conforme orientação da imobiliária, assina e entrega pessoalmente.
  • Contra vistoria do imóvel locado. Vistoria feita pelo locatário quando recebe as chaves que se autorizada, pode ser enviada para o Email fornecido pela imobiliária. Uma via deve ser impressa e guardada junto com o Termo de Vistoria inicial.
          Atenção: uma vez que a imobiliária autorize por escrito o envio da contra vistoria por Email  não poderá futuramente alegar não te-la recebido se você tiver a cópia do Email comprovando o envio. A mesma terá validade e se na vistoria de entrega o vistoriador não tiver a cópia dele a cópia do locatário tem valor.
  • Notificações de sinistro no imóvel. Qualquer problema que ocorra pode ser enviado via Email porém a imobiliária deve dar retorno em 24 horas. Recomenda-se que na falta do retorno ocorra Notificação escrita entregue na imobiliária.
  • Dúvidas, informações gerais, envio de notificações do condomínio direcionadas ao proprietário. Não ha problema na comunicação via Email desde que a outra parte responda.
  • Acordos sobre novo valor de aluguel ou comunicação de reajuste conforme o contrato. Pode ser tratado via Email porque o pagamento do boleto no valor acordado confirma a negociação entre as partes.
Encerramento do contrato de locação

Pode ser encerrado a distância sem problemas utilizando o Email como forma de contato, envio e retorno confirmando.
É muito comum em imóveis locados por estudantes universitários a locação de imóvel mobiliado para estudantes que vão fazer vestibular em cidade diferente da que reside, inclusive vindos de outros estados. Os locadores são os pais que tem que se deslocar para o destino do filho para providenciar tudo que é preciso. Se na locação alguns itens devem ser presenciais no encerramento apenas a vistoria final e entrega das chaves deve ser presencial.

Após entregar as chaves o locatário pode optar por acompanhar ou não a vistoria final que em geral ocorrer em 48 horas. O ideal é acompanhar para juntamente com o vistoriador e locador(se estiver presente) acertar as contas. Feita a vistoria, todo o acerto de contas poderá ser feito por Email.
A imobiliária envia a vistoria final com os valores a serem quitados e a solicitação de quitação da conta final de energia elétrica, telefone e tv a cabo se houver. Essas contas exigem a presença do locatário que pode depois envia-las via Email, receber os valores finais a pagar, depositar na conta da imobiliária e receber o termo de encerramento e quitação via Email. Todo o Email de imobiliária vem como logotipo da mesma e identificação da responsável pelo setor de locação. 

O Uso do Email portanto, se acordado entre as partes, é válido e recomendo como forma de rapidez no contato mas se a pessoa não tem habilidades em elaborar um Email não deve utiliza-lo pois para ser válido não pode ser vago. Sempre que se comunica com o locador por  meio eletrônico a identificação do contrato é fundamental para segurança. Sempre coloque que se refere a locação do imóvel xxxx com endereço completo. No final a pessoa que assina deve ser o locatário com nome completo e CPF.

Quando usamos a internet devemos ter em mente que trata-se de um meio eletrônico. Como garantia  deve-se ter todos os Email  salvos em mais de um lugar. Se  não se tem o costume de acessar seguidamente a conta de Email saiba que ela fode ser encerrada pelo provedor e portanto não corra o risco de perder tudo que tens alvo em pastas dentro do Email. Salve em outro lugar e em ultimo caso imprima tudo que for importante e guarde junto ao contrato. 


2 comentários:

  1. Minha querida, tenho uma dúvida com relação a procuração, no caso de locação, se é correto que o locador aceite essa procuração durante o contrato? numa situação delicada, tendo em vista ser imóvel comercial, e o presente locatário sem comunicar o locador já deixa esse terceiro no imóvel, vindo porém constitui-lo como seu procurador na sequência. Nesta situação há necessidade de formular aditivo para o contrato?

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    1. O locatário esta usando de uma manobra para evitar que seja impedido por você de passar o imóvel para uma terceira pessoa.
      Se ele esta constituído como procurador do locatário deve-se fazer um aditivo contratual colocando o procurador no contrato como representante legal do locatário da mesma forma que se você colocasse um procurador ele deveria constar em contrato. abraços

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